martes, 3 de septiembre de 2013

Manuales


Los manuales constituyen unas de las herramientas con  que cuentan las organizaciones para hacer posible y facilitar el desarrollo y desenvolvimiento de las múltiples  funciones administrativas que deben llevarse a cabo. 

Por lo tanto es una guía descriptiva que establece los roles, funciones, atribuciones y responsabilidades que tienen asignada la organización, las áreas y los cargos. Establece las relaciones de unidades internas, y condiciones personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupen los cargos.

Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, los manuales pueden clasificarse como un cuerpo sistemático que contiene las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través  de comunicados aislados.

                    


Importancia de los Manuales


Para el desarrollo y crecimiento que las empresas u organizaciones pretenden lograr y a fin de obtener resultados que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la información relacionada con el funcionamiento de un área o proyecto en particular, es necesario que la Empresa cuente con herramientas de consulta que integren la información operativa a través de manuales funcionales que le faciliten:
  • La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza.
  • La toma de decisiones.
  • El orden y la mejora administrativa.
  • La certificación en la calidad del servicio que se ofrece.

Es por ello que los manuales son considerados los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Objetivos de los Manuales


•Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
•Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
•Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
•Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
•Agilizar el estudio de la organización.
•Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
•Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.


Ventajas y desventajas de los Manuales 



Necesidad de los Manuales


Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:

•Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
•Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.
•Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).
•Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.
En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.

Estructura de un Manual


Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
•Tabla de contenido.
•Introducción.
•Instrucciones para el uso del manual.
•Cuerpo del manual.
•Flujogramas.
•Glosario de términos.
•Conclusiones.
•Recomendaciones.
•Anexos.

Características de los Manuales



La característica principal de los manuales es que están concebidos en estructura y estilo para difundir una materia a todo aquel que quiera iniciarse en ella. Son didácticos, divulgativos, de lenguaje claro. Hoy en día, es una de las fuentes más utilizadas


Los manuales se caracterizan por:

  •  Fácil manejo; de hecho, su nombre deriva de esta característica. Los manuales suelen tener un solo volumen, pero es posible encontrar manuales de varios volúmenes;
  • están redactados y organizados de manera accesible, incluso al profano en la materia;
  • están redactados por especialistas;
  • usan gráficos, diagramas, tablas, ilustraciones, ejercicios de autoevaluación, casos prácticos, etc., para ayudar en la comprensión;
  • son sintéticos; exponen claramente los conocimientos básicos de la materia

Un manual ofrece información del tipo

  • Métodos y técnicas
  • Estado actual de la cuestión
  • Resultados de la investigación
  • Exposición de teorías

Según la terminología de la norma UNE 50-113-91/2, cuando una obra presenta de la forma más completa y sistemática una materia, no se la conoce como manual sino como tratado. Los tratados desarrollan en todas su extensión el tema, de forma erudita, no didáctica. No son compilaciones de la literatura existente sobre la materia, sino que además hacen una evaluación crítica de la misma. Por su complejidad, los tratados suelen ser obras de varios autores.


Clasificación de Manuales Administrativos



Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:

A.- Manual de Organización.
B.- Manual de Políticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.



1.- Manual de organización


El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgánicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades administrativas que integran la institución, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institución, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.
Los Manuales de Organización por el alcance de su información se pueden clasificar en:
Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la organización en su totalidad.
 Manual Específico de Organización: comprende las funciones y responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la división administrativa que se posea en la Organización.


2.- Manual de políticas


El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda política debe estar orientada hacia el objetivo primario o razón de ser de la institución. Este Manual puede incluir las políticas generales de la institución, así como de las unidades administrativas de la misma. Un manual de políticas es fundamental para asegurar la uniformidad de acción de una institución.
 Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se clasifican en:
 Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.
 Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o una unidad administrativa en particular.


3.- Manual de procedimientos y normas


El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la información de la forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.

 Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales, señalando la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes o servicios determinados. Además, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representación gráfica de la secuencia de actividades para hacerla más fácilmente comprensible.
 En el manual de procedimientos se específica:
Quién debe hacer una actividad;
Qué debe hacerse en esa actividad;
Cómo debe hacerse la actividad;
Dónde debe hacerse; y
Cuándo debe hacerse la actividad.


4.- Manual para especialistas


Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.


5.- Manual del empleado


Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.


 6.- Manual de propósitos múltiples



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