Son grupos de personas que
contribuyen el trabajo para hacer cumplir los pasos del evento satisfactoriamente, las mismas son nombradas por el comité organizador.
Coordinador General
Se
encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones
que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar
el evento en respuesta a las necesidades de la institución y sociedad en
general.
Características de los Comités
Los comités
de una organización a menudo se centran en una función específica o un aspecto
de las operaciones. Cada comité está regularmente bajo la dirección de un
comité ejecutivo o el consejo de administración. Los comités pueden tener
múltiples posiciones en función de su finalidad y el alcance de dichas
operaciones.
Las
organizaciones pueden votar a favor o sólo seleccionar los miembros de los
comités. Estas posiciones pueden incluir un presidente u otro individuo de alto
cargo para dirigir las acciones del comité. Otras posiciones pueden incluir un
vicepresidente y un secretario.
El uso de un
comité puede ayudar a las empresas a generar una opinión más o menos
independiente de una función de negocio o actividad. Los individuos de cada
comité representan a menudo una serie de diferentes departamentos dentro de la
empresa, lo que permite un mejor análisis de las operaciones internas.
No constituye un órgano de la estructura organizacional, asume formas variadas ( formales, informales, temporales, y relativamente permanentes) y funcionan en diversos periodos.
No constituye un órgano de la estructura organizacional, asume formas variadas ( formales, informales, temporales, y relativamente permanentes) y funcionan en diversos periodos.
Tipos de Comités
Comité de Programación
Este comité presta apoyo al comité organizador
en todo lo concerniente a la estructuración del programa general del evento. Sus Principales funciones:
•
Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.
•
Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
• Estructurar el programa técnico.
•
Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes.
•
Seleccionar coordinadores de actividades.
• Establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección
final del trabajo.
• Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y distribución.
•
Estructurar el programa social.
•
Elaborar el programa de acompañantes.
• Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las
actividades ejecutadas y programar acciones pendientes.
•
Mantener informado al comité organizador a través de reuniones
periódicas.
Comité de Finanzas
Para la ejecución de todo evento se requieren
recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del
objetivo escogido. Sus funciones son:
•
Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
•
Buscar recursos económicos necesarios.
•
Abrir cuentas bancarias.
•
Mantener reuniones periódicas con el comité organizador.
•
Establecer las prioridades de gastos.
•
Efectuar los pagos.
•
Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.
Se encarga de lo referente a la planificación y
logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento. Sus funciones son:
•
Reservación del centro de convenciones.
•
Montaje de los salones.
•
Alquiler de equipos de sonido.
•
Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
•
Reproducción del material.
•
Organización y contratación del personal técnico.
Comité de promoción y relaciones públicas
Sus funciones son:
•
Diseño y elaboración del logotipo.
• Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería
especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
•
Promoción interna y externa.
•
Diseño y compra de todo el material promocional.
•
Elaboración de las pancartas.
•
Planificación y coordinación del protocolo.
•
Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación.
• Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los
conferenciantes e invitados especiales.
•
Coordinar los actos de inauguración y clausura.
• Elaborar
los instructivos.
Comité de Transporte
Sus funciones son:
• Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre
y marítimo.
•
Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los
terminales.
•
Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del
evento.
Comité de Seguridad
Sus funciones son:
• Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados
especiales como los delegados y participantes.
• Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la
empresa o a los prestatarios de servicios.
• Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de
incendios.
• Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.
Sus funciones son:
•
Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.
•
Recibir a los invitados especiales.
• Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra
que sea requerida por los delegados e invitados.
Comité de Registro
Sus funciones son:
•
Coordinar todo lo referente a la inscripción.
•
Diseñar las planillas de inscripción.
•
Entregar al material y suministrar
información.
Comité de Alojamiento
Sus funciones son:
•
Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje.
•
Contratar los servicios de alojamiento.
•
Distribuir las habitaciones.
•
Asignar habitaciones a los
•
Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje.
•
Contratar los servicios de alojamiento.
•
Distribuir las habitaciones.
•
Asignar habitaciones a los invitados especiales invitados especiales.
Comité de Alimentos y Bebidas
Sus funciones son:
• Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos,
almuerzos, cenas, refrigerios, etc.
• Organizar los horarios.
• Seleccionar el menú.
Comité de Damas
Sus funciones son:
•
Coordinar el programa de acompañantes.
•
Cooperar en la recepción y despedida de los invitados y participantes.
•
Solicitar obsequios y donaciones.
•
Ayudar en la organización del programa social.
• Colaborar en la decoración.
